書信稱謂:家人、師友、提稱語、頌候敬辭、信封啟封詞

公文製作一般原則如下:
(一)文字使用應盡量明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條列第8條所規定的「簡、淺、明、確」之要求。
1、正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
2、清晰:文義清楚、肯定。
3、簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
4、迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
5、整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。
6、一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
7、完整:對於每一件文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。提供意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
(二)擬稿注意事項如下:
1、擬稿需條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,所有模稜空泛之詞、
陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等,均應避免。
2、引敘來文或法令條文,以扼要摘述足供參證為度,不宜緊以「云云照敘」,
自圖,如必須提供全文,應以電子文件、抄件或影印附送。
3、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇釋文且關係重要者,請以括弧 加註原文,以資對照。
4、文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體意見供受文者抉擇,不得僅作層
轉手續,或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
5、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文答覆。
6、引述原文其直接語氣均應改為間接語氣,如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。
7、簽宜載明年月日及單位。
8、擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文字日期及字號,俾便考察。
9、案件如以分行其他機關者,應於文末敘名,以免重複行文。
10、文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,由左至右依序排列。
11、字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,應於添改處簽章。
12、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左右空隙,力求勻稱,機
關全銜、受文者、本文等應採用大字體,以資醒目。
13、文稿有一頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名章,同
時於每頁之下緣加註頁碼。

(三)製作公文,應遵守下以下全形、半形字型標準之規定:
1、分項標號:應另列縮格以行書寫為一、二、三、…,(一)(二)(三)…,1、2、3…,(1)(2)(3)…。
2、內文:
(1)中文字體及倂同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
(四)、公文用語規定
1、期望及目的的用語,得是需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」、或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」
、「轉行照辦」等。
2、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。
3、直接稱謂用語:
(1)有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
(2)對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。
(3)對機關首長間:上級對下級稱「貴」;自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,自稱「本」。
(4)機關(或首長)對屬員稱「台端」。
(5)機關對人民稱「先生」、「女士」、或通稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。
(6)行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
4間接稱謂用語:
(1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」。
(2)對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。
(五)公文字體的大小與行距:
1、機關全銜及函(稿)為20號字。
2、受文者、主旨、說明、辦法及內文均為16號字。
3、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正本、副本、抄本等均為12號字。
4、檔號、保存年限及頁碼均為10號字。
5、行距為0.25點。
(以上非常重要,公文書的字型、字體大小與行距的規定,應特別遵照辦理,廣為運用。)

稱謂

(一)家人

稱人 自稱 對他人稱 對他人自稱
祖父 / 母 孫 / 孫女 令祖 / 祖母 家祖父 / 母(或家大父 / 母)
伯(叔)祖父 / 母 姪孫 / 孫女 令伯(叔)祖 / 祖母 家伯(叔)祖 / 祖母
父 / 母親 男/女(或兒) 令尊 / 堂(或尊公 / 堂;尊翁 / 萱) 家父 / 母(或家嚴 / 慈)
君舅 / 姑(或父 / 母親) 媳(或兒) 令舅 / 姑 家舅 / 姑
伯(叔)翁 / 姑 (或伯(叔)父 / 母) 姪媳 令伯(叔)翁 / 姑 家伯(叔)翁 / 姑
兄 / 嫂(或某哥 / 姊) 弟 / 妹 令兄 / 嫂 家兄 / 嫂
弟 / 弟婦(或某弟 / 姊) 兄 / 姊 令弟 / 弟婦 舍弟 / 弟婦
姊 / 妹 弟(妹) / 兄(姊) 令姊 / 妹 家姊 / 舍妹
吾夫(或某哥) / 某某(單稱名或字) 妻(或妹) / 某某 尊夫 / 某先生 / 令夫君 外子(或某某)
吾妻(或某妹) / 某某(單稱名或字) 夫(或某某) 尊 / 嫂夫人 內子 / 人
吾兒 / 女(或幾兒 / 女 或某兒 / 女) 父 / 母 令郎 / 嬡 小兒 / 女
父 / 母 令媳 小媳
伯(叔) / 伯母(叔母) 令姪 / 姪女 舍姪 / 姪女
祖 / 祖母 令孫 / 孫女 小孫 / 孫女
伯(叔)祖 / 祖母 令姪孫 / 孫女 舍姪孫 / 孫女
【說明】1. 凡尊輩已歿,「家」字應改為「先」字。自稱已歿之祖父母,為「先祖
父母」或「先祖考」、「先祖妣」。稱已歿父母,父為「先父」、「先
君」、「先嚴」、「先考」;母為「先母」、「先慈」、「先妣」。
2. 稱人父子為「賢喬梓」,對人自稱為「愚父子」。稱人兄弟為「賢昆仲」
、「賢昆玉」,對人自稱為「愚兄弟」。稱人夫婦為「賢伉儷」,對人自
稱為「愚夫婦」。
3. 家族幼輩稱呼,「賢」字大可不用,即媳婦亦可不用。
4. 舅姑對媳婦,本多自稱愚舅、愚姑,因與舅父或姑母之稱有時相混,故用
一「愚」字;其實可自稱父母,或逕寫字號為宜。
5. 兄姊長輩,對人自稱時上加「家」字,弟妹晚輩,則用「舍」字。

(二)師友

稱人 自稱 對他人稱 對他人自稱
老師(吾師) /師母 / 師丈 生(或學生 / 受業) 令業師 / 令師丈 敝業師 / 敝師丈
世伯(叔)父 / 母 世姪 / 姪女
仁(或世) / 丈
鈞長(或稱其職銜) 職(或舊屬) 貴長官(或貴加職銜) 敝長官(或敝加職銜)
學長(或兄、姊) 學弟 / 妹(或弟妹) 貴同學、令友 敝同學、職銜
仁兄 / 姊(或兄、姊) 弟 / 妹 貴同學 敝同事
世兄(或吾 / 我兄) 世弟(或弟) 令友 敝友
同學(或學弟 / 妹) 小兄 / 愚姊(或友生某) 令高足 敝門人 / 學生
世講(或世臺 / 世兄)
【說明】 1.女老師之夫稱「師丈」。
2.平輩交誼深厚者可逕稱「吾兄」、「我兄」。
3.「世講」用以稱世交晚輩。

◎ 提稱語

用途 語彙
用於祖父母及父母 膝下、膝前
用於長輩 尊前、尊鑒、賜鑒、鈞鑒、尊右
用於師長 函丈、壇席、講座、尊前、尊鑒
用於平輩 台鑒、大鑒、惠鑒、左右、足下
用於同學 硯右、硯席、文几、文席(上欄之台鑒等語亦可用)
用於晚輩 青鑒、青覽、如晤、如握、如面、收覽、知悉、知之
用於政界 勛鑒、鈞鑒、鈞座、台座、台鑒
用於軍界 麾下、鈞鑒、鈞座
用於教育界 講座、座右、塵次、有道、著席、撰席、史席
用於婦女 妝次、繡次、芳鑒、淑鑒、懿鑒(此用於高年者)
用於弔唁 苫次、禮席、禮鑒
用於哀啟 矜鑒
【說明】 1. 對直屬長官,可參酌尊長及軍政等欄,以用「鈞鑒」、「賜鑒」為普通

2. 對晚輩欄,凡用「鑒」均客氣成分較多,「覽」次之。「如晤」至「如
面」,用於晚輩較親近者,「收覽」以下,大都用於己之卑親屬。
3. 對宗教界用「道鑒」。對文化事業或傳播界用「撰席」、「文席」、「
著席」。

◎ 頌候敬辭

對象或用途 語彙
祖父母、父母 「叩請 金安」、「敬請 福安」、「敬請 金安」
親友長輩 「恭請 鈞安」、「敬請 崇安」、「敬頌 崇祺」
師長 「恭請 誨安」、「敬請 道安」
平輩 「敬請 台安」、「順頌 時祺」、「即請 大安」、「順頌 時綏」、「順候 近祉」
晚輩 「順問 近好」、「即頌 刻好」、「順問 近祺」
政界 「敬請 勛安」、「恭請 鈞安」
軍界 「敬請 戎安」、「恭請 麾安」
學界 「敬請 學安」、「即頌 文祺」
商界 「敬請 籌安」、「敬候 籌綏」
賀年 「恭賀 新禧」、「敬頌 新禧」
弔唁 「敬請 禮安」、「用候 苫次」
問疾 「恭請 痊安」、「敬祝 早痊」

◎ 信封啟封詞

用途 語詞
親族長輩 福啟、安啟
長輩 鈞啟、賜啟
師長或宗教界長輩 道啟(上欄之鈞啟、賜啟亦可)
平輩 大啟、台啟、惠啟
軍政界 勛啟、鈞啟
晚輩 收啟、啟、收
公文實用心法
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