公文製作一般原則如下:
(一)文字使用應盡量明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條列第8條所規定的「簡、淺、明、確」之要求。
1、正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
2、清晰:文義清楚、肯定。
3、簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
4、迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
5、整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。
6、一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
7、完整:對於每一件文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。提供意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
(二)擬稿注意事項如下:
1、擬稿需條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,所有模稜空泛之詞、
陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等,均應避免。
2、引敘來文或法令條文,以扼要摘述足供參證為度,不宜緊以「云云照敘」,
自圖,如必須提供全文,應以電子文件、抄件或影印附送。
3、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇釋文且關係重要者,請以括弧 加註原文,以資對照。
4、文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體意見供受文者抉擇,不得僅作層
轉手續,或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
5、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文答覆。
6、引述原文其直接語氣均應改為間接語氣,如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。
7、簽宜載明年月日及單位。
8、擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文字日期及字號,俾便考察。
9、案件如以分行其他機關者,應於文末敘名,以免重複行文。
10、文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,由左至右依序排列。
11、字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,應於添改處簽章。
12、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左右空隙,力求勻稱,機
關全銜、受文者、本文等應採用大字體,以資醒目。
13、文稿有一頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名章,同
時於每頁之下緣加註頁碼。
(三)製作公文,應遵守下以下全形、半形字型標準之規定:
1、分項標號:應另列縮格以行書寫為一、二、三、…,(一)(二)(三)…,1、2、3…,(1)(2)(3)…。
2、內文:
(1)中文字體及倂同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
(四)、公文用語規定
1、期望及目的的用語,得是需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」、或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」
、「轉行照辦」等。
2、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。
3、直接稱謂用語:
(1)有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
(2)對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。
(3)對機關首長間:上級對下級稱「貴」;自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,自稱「本」。
(4)機關(或首長)對屬員稱「台端」。
(5)機關對人民稱「先生」、「女士」、或通稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。
(6)行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
4間接稱謂用語:
(1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」。
(2)對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。
(五)公文字體的大小與行距:
1、機關全銜及函(稿)為20號字。
2、受文者、主旨、說明、辦法及內文均為16號字。
3、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正本、副本、抄本等均為12號字。
4、檔號、保存年限及頁碼均為10號字。
5、行距為0.25點。
(以上非常重要,公文書的字型、字體大小與行距的規定,應特別遵照辦理,廣為運用。)
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稱謂
(一)家人
稱人 |
自稱 |
對他人稱 |
對他人自稱 |
祖父 / 母 |
孫 / 孫女 |
令祖 / 祖母 |
家祖父 / 母(或家大父 / 母) |
伯(叔)祖父 / 母 |
姪孫 / 孫女 |
令伯(叔)祖 / 祖母 |
家伯(叔)祖 / 祖母 |
父 / 母親 |
男/女(或兒) |
令尊 / 堂(或尊公 / 堂;尊翁 / 萱) |
家父 / 母(或家嚴 / 慈) |
君舅 / 姑(或父 / 母親) |
媳(或兒) |
令舅 / 姑 |
家舅 / 姑 |
伯(叔)翁 / 姑 (或伯(叔)父 / 母) |
姪媳 |
令伯(叔)翁 / 姑 |
家伯(叔)翁 / 姑 |
兄 / 嫂(或某哥 / 姊) |
弟 / 妹 |
令兄 / 嫂 |
家兄 / 嫂 |
弟 / 弟婦(或某弟 / 姊) |
兄 / 姊 |
令弟 / 弟婦 |
舍弟 / 弟婦 |
姊 / 妹 |
弟(妹) / 兄(姊) |
令姊 / 妹 |
家姊 / 舍妹 |
吾夫(或某哥) / 某某(單稱名或字) |
妻(或妹) / 某某 |
尊夫 / 某先生 / 令夫君 |
外子(或某某) |
吾妻(或某妹) / 某某(單稱名或字) |
夫(或某某) |
尊 / 嫂夫人 |
內子 / 人 |
吾兒 / 女(或幾兒 / 女 或某兒 / 女) |
父 / 母 |
令郎 / 嬡 |
小兒 / 女 |
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父 / 母 |
令媳 |
小媳 |
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伯(叔) / 伯母(叔母) |
令姪 / 姪女 |
舍姪 / 姪女 |
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祖 / 祖母 |
令孫 / 孫女 |
小孫 / 孫女 |
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伯(叔)祖 / 祖母 |
令姪孫 / 孫女 |
舍姪孫 / 孫女 |
【說明】1. 凡尊輩已歿,「家」字應改為「先」字。自稱已歿之祖父母,為「先祖
父母」或「先祖考」、「先祖妣」。稱已歿父母,父為「先父」、「先
君」、「先嚴」、「先考」;母為「先母」、「先慈」、「先妣」。
2. 稱人父子為「賢喬梓」,對人自稱為「愚父子」。稱人兄弟為「賢昆仲」
、「賢昆玉」,對人自稱為「愚兄弟」。稱人夫婦為「賢伉儷」,對人自
稱為「愚夫婦」。
3. 家族幼輩稱呼,「賢」字大可不用,即媳婦亦可不用。
4. 舅姑對媳婦,本多自稱愚舅、愚姑,因與舅父或姑母之稱有時相混,故用
一「愚」字;其實可自稱父母,或逕寫字號為宜。
5. 兄姊長輩,對人自稱時上加「家」字,弟妹晚輩,則用「舍」字。 |
(二)師友
稱人 |
自稱 |
對他人稱 |
對他人自稱 |
老師(吾師) /師母 / 師丈 |
生(或學生 / 受業) |
令業師 / 令師丈 |
敝業師 / 敝師丈 |
世伯(叔)父 / 母 |
世姪 / 姪女 |
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仁(或世) / 丈 |
晚 |
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鈞長(或稱其職銜) |
職(或舊屬) |
貴長官(或貴加職銜) |
敝長官(或敝加職銜) |
學長(或兄、姊) |
學弟 / 妹(或弟妹) |
貴同學、令友 |
敝同學、職銜 |
仁兄 / 姊(或兄、姊) |
弟 / 妹 |
貴同學 |
敝同事 |
世兄(或吾 / 我兄) |
世弟(或弟) |
令友 |
敝友 |
同學(或學弟 / 妹) |
小兄 / 愚姊(或友生某) |
令高足 |
敝門人 / 學生 |
世講(或世臺 / 世兄) |
愚 |
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【說明】 1.女老師之夫稱「師丈」。
2.平輩交誼深厚者可逕稱「吾兄」、「我兄」。
3.「世講」用以稱世交晚輩。 |
◎ 提稱語
用途 |
語彙 |
用於祖父母及父母 |
膝下、膝前 |
用於長輩 |
尊前、尊鑒、賜鑒、鈞鑒、尊右 |
用於師長 |
函丈、壇席、講座、尊前、尊鑒 |
用於平輩 |
台鑒、大鑒、惠鑒、左右、足下 |
用於同學 |
硯右、硯席、文几、文席(上欄之台鑒等語亦可用) |
用於晚輩 |
青鑒、青覽、如晤、如握、如面、收覽、知悉、知之 |
用於政界 |
勛鑒、鈞鑒、鈞座、台座、台鑒 |
用於軍界 |
麾下、鈞鑒、鈞座 |
用於教育界 |
講座、座右、塵次、有道、著席、撰席、史席 |
用於婦女 |
妝次、繡次、芳鑒、淑鑒、懿鑒(此用於高年者) |
用於弔唁 |
苫次、禮席、禮鑒 |
用於哀啟 |
矜鑒 |
【說明】 1. 對直屬長官,可參酌尊長及軍政等欄,以用「鈞鑒」、「賜鑒」為普通
。
2. 對晚輩欄,凡用「鑒」均客氣成分較多,「覽」次之。「如晤」至「如
面」,用於晚輩較親近者,「收覽」以下,大都用於己之卑親屬。
3. 對宗教界用「道鑒」。對文化事業或傳播界用「撰席」、「文席」、「
著席」。 |
◎ 頌候敬辭
對象或用途 |
語彙 |
祖父母、父母 |
「叩請 金安」、「敬請 福安」、「敬請 金安」 |
親友長輩 |
「恭請 鈞安」、「敬請 崇安」、「敬頌 崇祺」 |
師長 |
「恭請 誨安」、「敬請 道安」 |
平輩 |
「敬請 台安」、「順頌 時祺」、「即請 大安」、「順頌 時綏」、「順候 近祉」 |
晚輩 |
「順問 近好」、「即頌 刻好」、「順問 近祺」 |
政界 |
「敬請 勛安」、「恭請 鈞安」 |
軍界 |
「敬請 戎安」、「恭請 麾安」 |
學界 |
「敬請 學安」、「即頌 文祺」 |
商界 |
「敬請 籌安」、「敬候 籌綏」 |
賀年 |
「恭賀 新禧」、「敬頌 新禧」 |
弔唁 |
「敬請 禮安」、「用候 苫次」 |
問疾 |
「恭請 痊安」、「敬祝 早痊」 |
◎ 信封啟封詞
用途 |
語詞 |
親族長輩 |
福啟、安啟 |
長輩 |
鈞啟、賜啟 |
師長或宗教界長輩 |
道啟(上欄之鈞啟、賜啟亦可) |
平輩 |
大啟、台啟、惠啟 |
軍政界 |
勛啟、鈞啟 |
晚輩 |
收啟、啟、收 |
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